Matriz consolidada da instituição
A Qualidade consulta numa tela só os registros cadastrados em cada processo.
A Matriz de Registros consolidada agrupa as linhas por processo, com busca, filtros e impressão.
Matriz de Registros
Retenção, guarda e descarte de cada registro do SGQ, ligados ao documento e ao processo
O problema que resolveA norma pede que a instituição saiba por quanto tempo guarda cada registro, onde ele fica e como é descartado. Essa matriz costuma viver numa planilha solta, desatualizada e sem ligação com os documentos e processos a que se refere.
Quem usa: Gestor da Qualidade, Admin SGQ, Gestor do Processo, Auditoria interna.
O que faz
As marcadas como Opcional dependem de configuração.
Linha ligada ao documento
Cada registro aponta para o documento que o gera, sem digitar de novo.
A linha nasce de um documento cadastrado, um registro por documento, com nome e número sequencial no processo.
Retenção no arquivo ativo e no inativo
O prazo de guarda fica escrito como a instituição pratica, até o descarte.
A retenção no arquivo ativo e no inativo é escrita em texto livre, do jeito que a instituição pratica.
Enquadramento legal
Cada linha informa a norma ou a lei que obriga a guardar aquele registro.
A instituição mantém a lista de normas e leis, como ISO 9001, RDC ANVISA 36/2013, LGPD e ONA, e cadastra outras.
Local de guarda e forma de descarte
Quem audita vê onde cada registro é guardado e como é descartado.
A instituição cadastra os locais, como arquivo, sala ou sistema, e as formas de descarte, como triturar ou incinerar.
Matriz do processo no mapa
Cada processo mantém a sua parte da matriz no próprio mapa.
A aba Matriz de Registros do processo lista as linhas daquele processo. A Qualidade adiciona, edita e desativa.
Diferenciais
- Registro ligado ao documento e ao processo, sem planilha à parte
- Cadastros configurados pela instituição, sem lista fixa
- Matriz consolidada e por processo, com impressão
- Campo de base legal em cada linha da matriz
Com os outros módulos
Cada linha aponta para um documento do módulo Documentos e para um processo do Mapa de Processo, ou vale para todos os setores. Pode indicar também um documento de referência, como o POP. Imprime a matriz consolidada e a do processo. Não há integração com controle de arquivo físico.
Limites e requisitos
- A matriz abre pela aba do mapa de processo e, a consolidada, pela Central de Ajuda, fora do menu lateral.
- O sistema não controla o arquivo físico nem faz o descarte.
Veja o Argus Quality com o processo da sua instituição
Funções relacionadas: Documentos, Não Conformidade, Projetos e Ações, Mapa de Processo.